第13章 制發檔案的手藝 (第2/3頁)
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性和權威性。這些檔案能夠將上級的決策、指示和要求迅速傳達給下級，使下級機關能夠了解上級的意圖，明確工作的方向和目標。同時，下級機關也能透過官方檔案向上級報告工作進展、反映問題，實現資訊的雙向流通。其次，官方檔案是工作依據和憑證。它們記錄了各項政策、法規和規章制度的制定、修改和廢止過程，為各級機關和人員提供了明確的工作指導和行為準則。同時，官方檔案也是處理公務、解決糾紛的重要依據，為各項工作提供了有力的支援和保障。
徐晨在筆記本上記錄著從老李那兒學來的經驗，紅標頭檔案主要注意兩個地方，一個是文種，一個是格式。
“官方紅標頭檔案包含多種文種，主要用於表達不同性質的官方資訊。這些文種包括但不限於：
決議：適用於會議討論透過的重大決策事項。
決定：適用於對重要事項作出決策和部署，獎懲有關單位和人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
命令（令）：適用於公佈行政法規和規章，宣佈施行重大強制性措施，批准授予和晉升銜級，嘉獎有關單位和人員。
公報：適用於公佈重要決定或者重大事項。
公告：適用於向國內外宣佈重要事項或者法定事項。
通知：適用於釋出、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。
通報：適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。
報告：用於向上級機關彙報工作、反映情況、提出意見和建議等。
請示：適用於向上級機關請求指示、批准。
批覆：適用於答覆下級機關請示事項。
函：適用於不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項。
除了以上常見的文種外，還有會議紀要、意見等也可能作為紅標頭檔案的形式出現。這些文種的選擇和使用，取決於具體的官方溝通需求和情境。”
徐晨從文印室的存檔檔案裡找到不少檔案模板，對照老李告訴他的文種一一對照的細看學習，以後如果徐晨接到了寫作任務就可以套用模板節約時間了。
除此以外，徐晨覺得最麻煩的是檔案格式，對於新手來說不太友好。
“紅標頭檔案的格式主要包括以下幾個部分：
眉首部分：
份號：秘密公文需標註份號，一般用6位3號阿拉伯數字頂格編排在版心左上角第一行。
密級和保密期限：涉密公文需標註，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行，保密期限中的數字用阿拉伯數字標註。
緊急程度：如需標註，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標註份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。
發文機關標誌：由發文機關全稱或者規範化簡稱加“檔案”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規範化簡稱。發文機關標誌居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。
發文字號：編排在發文機關標誌下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標註；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發文順序號不編虛位（即1不編為01），不加“第”字。
簽發人：上行文需標註簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空一字，簽發人姓名居右空一字；簽發人後標全形冒號，冒號後用2號楷體字標註簽發人姓名。
版頭中的分隔線：發文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。
